Eindelijk op vakantie!

Eindelijk! Vakantie! Je hebt het verdiend en gaat hier lekker van genieten. Je gaat lekker het strand opzoeken of juist misschien een leuke citytrip. Even lekker ontspannen en niet aan werk denken! Maar.. hoe laat ik mijn klanten dit weten? En hoe kan ik ze helpen als ik afwezig ben?

Ondertussen loopt jouw inbox vol met mailtjes.. Klanten die een vraag hebben, nieuwe potentiële klanten die meer informatie willen, opdrachtgevers, leveranciers.. Ben jij gewoon op vakantie gegaan en gedacht de mail komt later wel? Of heb jij een auto reply ingesteld?

Hoe laat je dit je (toekomstige?) klanten weten?

Voor de gene die jou een e-mail heeft gestuurd is het wel zo prettig om antwoord te krijgen, al is dat in de vorm van een auto reply. Stel dat jij een paar weken op vakantie bent en zij moeten dan een paar weken wachten op antwoord.. Niet heel prettig natuurlijk.

Je kunt dit heel eenvoudig voorkomen door een out of office auto reply in te stellen. Dit is een email die automatisch wordt gestuurd naar de afzender van de email.

Ik ga op reis... en neem NIET mee.. mijn MAIL!

Een paar voorbeelden van afwezigheidsmails:

  • “Op 13 augustus ben ik terug van vakantie en lees ik graag jouw e-mail. Heb je een vraag die niet kan wachten op een antwoord? Mijn collega … beantwoordt graag je vragen, je kunt haar bereiken via (012) 345 678.” 
  • “Leuk dat je mailt! Ik zit helaas nu met mijn kont op het strand en kan dus nu niet jouw e-mail lezen. Ik probeer 1x per dag mijn mailbox door te en dan ga ik jouw e-mail zeker beantwoorden! En anders ben ik vanaf 13 augustus weer aanwezig.”
  • “Helaas kan ik niet zo snel antwoorden als je van mij gewend bent, ik ben namelijk even op vakantie. Vanaf 13 augustus ben ik weer aanwezig. Voor dringende vragen kan je mij altijd bereiken via WhatsApp: 06 12 345 678.”
  • “Bedankt voor uw e-mail. Helaas kan ik u tot 13 augustus niet persoonlijk van dienst zijn.U hoeft niet te wachten op een antwoord op uw vraag tot ik terug ben. Mijn collega … helpt u graag verder tijdens mijn afwezigheid. U kunt … bereiken op werkdagen tussen 08:30 en 18:00 uur via (012) 345 678 of via info@mailadres.nl.Als uw vraag kan wachten dan neem ik uiteraard op 13 augustus persoonlijk contact met u op.Ik wens u een prettige dag.”
  • “Hallo! Wat leuk dat je mailt. Ik ga je mail zeker beantwoorden, maar dat duurt op dit moment wel iets langer dan je van me gewend bent. Ik ben namelijk op vakantie tot 13 augustus.Als het heel dringend is, dan kun je me het best even een berichtje sturen via WhatsApp (06 12 345 678).Ik wens je een heerlijke zomer!“
  • “Eindelijk vakantie! En als ZZPer heb ik (helaas..) geen personeel (of handige stagiaires.. ? )die mijn mailtjes kan beantwoorden voor mij. Dus zal ik ook in mijn vakantie nog wat moeten doorwerken. Dat duurt op dit moment wel iets langer dan je van me gewend bent. Ik kijk 1x per dag in mijn mail en voor dringende zaken kan je mij het best even een berichtje sturen via WhatsApp (06 12 345 678). Kan het wachten? Dan ben ik vanaf 13 augustus weer helemaal beschikbaar en zal ik direct persoonlijk contact met je opnemen!“

Nog een paar handige tips:

  • Zet je out of office al 1 of 2 dagen voor je vakantie aan, een slimme truc om te voorkomen dat je op het laatste moment nog spoedklusjes moet afhandelen.
  • Kies voor de juiste aanspreekvorm. Gebruik je normaal altijd je of jij, doet dit dan ook in je afwezigheidsmail. Maar spreek je jouw klanten altijd met u aan, dan ook hier.
  • Zorg dat in ieder geval in je afwezigheidsmail de volgende punten terugkomen:
    • Wanneer je weer aanwezig/terug bent.
    • Of je wel of niet tijdens jouw afwezigheid via email of telefoon bereikbaar bent. Als je echt je email en telefoon thuis laat en gaat genieten van je vakantie laat dit dan ook weten. Dan weten mensen dit.
    • Heb je een collega die de mails kan beantwoorden? Geef dit dan ook aan.
  • Vermeld vooral vanaf je WEL weer bereikbaar bent. Het maakt niemand namelijk wat uit vanaf wanneer je niet aanwezig bent. Bijvoorbeeld:
    • Tot 10 augustus ben ik op vakantie, op 13 augustus ga ik weer knallen en duik ik mijn mailbox in.
  • Voorkom een dubbele handtekening. Heb je al een automatische handtekening ingesteld? Herhaal deze dan niet in je out of office mail.
  • Net als een gewone mail heeft een out of office mail een onderwerpregel, kies een sterke die past bij jouw out of office. Een paar voorbeelden:
    • Ik ben er niet tot 13 augustus. En nu?
    • Ik ben op vakantie tot 13 augustus, mijn collega helpt je graag verder.
    • Bedankt voor je bericht, ik lees je mail direct na mijn vakantie!
    • Ik ben op vakantie, maar lees 1x per dag mijn mail.
  • Geniet vooral van je vakantie! Je hebt het verdiend!

PS: Oh ja, vergeet niet je afwezigheidsassistent naar huis te sturen als je terug bent van vakantie ?

 

Heb je hulp nodig bij het instellen van jouw out of office? Stuur mij dan even een berichtje en ik help jou ook om jouw klanten goed te helpen tijdens jouw afwezigheid.

Geef een reactie

Je email adres wordt niet gepubliceerd. Required fields are marked *

Post comment